L'association faisait face à une dispersion de ses données et souhaitait opérer une transformation numérique majeure vers une solution centralisée ("All-in-One"). Ses besoins critiques étaient :

Unification technique : Migrer et fusionner deux environnements distincts (les données membres sur Odoo v16 et la comptabilité sur Odoo v8) vers une plateforme moderne unique en Odoo v18.

Gestion fluide des dons : Intégrer tout le cycle de vie des donateurs, de la collecte sur le site web jusqu'à la déclaration fiscale à l'État belge.

Pilotage financier : Centraliser la gestion et le suivi des subsides ainsi que les campagnes d'information pour maximiser l'impact.

Une solution Odoo complète (impliquant les modules Comptabilité, CRM, Membres, Projets, Ventes, Site Web, etc.) a été déployée, avec des développements très spécifiques à leur fonctionnement associatif :

Pôle Membres & Donateurs : Création d'un module sur-mesure pour la gestion des volontaires. Intégration d'un widget de donation personnalisé sur le site web (permettant d'allouer un don à un projet précis) et mise en place d'un flux customisé pour gérer les cotisations récurrentes via l'e-shop standard.

Pôle Comptabilité & Subsides : Déploiement d'une comptabilité générale et analytique poussée pour calculer les revenus et coûts par projet. Mise en place d'un système permettant de générer des déclarations de créance pour les pouvoirs subsidiants, basées sur le coût réel des travailleurs.

Pôle RH & Dépenses : Importation automatisée des fichiers SODA (secrétariats sociaux pour les opérations de salaires) avec ventilation analytique. Création d'un flux de validation strict à 3 niveaux pour l'approbation des dépenses.

Pôle IT & Marketing : Intégration de Mailchimp pour synchroniser les campagnes marketing avec Odoo et configuration d'un système d'authentification unique (SSO) pour faciliter l'accès.

Maîtrise financière totale : La centralisation des flux a mis fin aux doubles saisies, offrant des données fiables en temps réel et une comptabilité analytique automatisée pour une vision à 360°.

Transparence vis-à-vis des subsides : Le suivi de projet a été drastiquement optimisé. Natagora peut désormais lier et justifier chaque heure travaillée et chaque euro dépensé à son subside correspondant.

Parcours donateur sans friction : La simplification de la gestion des dons et des cotisations a réduit la lourdeur administrative tout en favorisant le taux de conversion de nouveaux membres.

Fidélisation de la communauté : La mise en place d'un portail membre moderne et intuitif a donné plus d'autonomie aux adhérents, renforçant leur sentiment d'appartenance et leur engagement.